Uno dei temi più delicati del diritto del lavoro contemporaneo riguarda il bilanciamento tra il diritto del lavoratore di accedere alle informazioni che lo riguardano (anche per finalità difensive) e la tutela dei segreti commerciali dell’azienda custoditi nei sistemi di monitoraggio. Né l’uno né l’altro diritto è assoluto: la soluzione va trovata caso per caso.

Il quadro normativo

Il diritto del lavoratore di accedere alle informazioni che lo riguardano trova fondamento nei principi generali del diritto del lavoro e nella normativa sulla protezione dei dati personali. Il datore di lavoro, tuttavia, può opporre la tutela dei segreti commerciali: l’art. 98 del Codice della Proprietà Industriale protegge le informazioni aziendali segrete, aventi valore economico e protette da misure adeguate.

L’art. 6 del D.Lgs. n. 63/2018 prevede che nei procedimenti relativi all’acquisizione, utilizzazione o rivelazione illecite dei segreti commerciali, il giudice debba valutare la proporzionalità delle misure richieste, tenendo conto dei legittimi interessi delle parti, dei terzi e delle esigenze di tutela dei diritti fondamentali.

Il bilanciamento concreto

Il bilanciamento si realizza attraverso una valutazione caso per caso che tenga conto di: necessità e proporzionalità dell’accesso alle informazioni richieste dal lavoratore per l’esercizio del proprio diritto di difesa; natura delle informazioni contenute nei sistemi di monitoraggio (se costituiscono segreti commerciali, il datore di lavoro può opporsi all’accesso integrale, ma può essere obbligato a fornire informazioni anonimizzate o aggregate); modalità con cui il lavoratore ha acceduto o intende accedere alle informazioni.

Il limite del diritto di difesa: la copia massiva

La giurisprudenza ha precisato con nettezza che il diritto di difesa non giustifica la copia massiva e indiscriminata di dati aziendali. La Corte d’Appello di Roma (n. 1923/2023) ha affermato che il diritto di difesa può avere valenza scriminante solo nel rispetto dei doveri di correttezza, pertinenza e non eccedenza previsti dagli artt. 4 e 11 del D.Lgs. n. 196/2003, e ha sottolineato che la gravità della condotta posta in essere non aveva bisogno di una disciplina regolamentare, trovando il proprio limite direttamente nella legge penale e nella legislazione che tutela la riservatezza della documentazione privata.

Accesso ai log del sistema di monitoraggio: le regole

Il datore di lavoro, in presenza di sistemi di monitoraggio conformi alla legge, è tenuto a fornire ai lavoratori accesso ai dati che li riguardano, in conformità agli artt. 15 e 22 GDPR e ai principi generali del diritto del lavoro. Tuttavia, tale accesso può essere limitato o modulato qualora le informazioni richieste contengano dati relativi a terzi o segreti commerciali. Il giudice potrà essere chiamato a valutare la proporzionalità dell’accesso richiesto e delle limitazioni opposte, tenendo conto delle circostanze concrete del caso.

Il monitoraggio illegittimo e l’inutilizzabilità dei dati

Il sistema si chiude con un principio chiave: i dati raccolti tramite sistemi di monitoraggio illegittimi — ovvero in assenza di informativa adeguata, senza accordo sindacale o in violazione dei principi di proporzionalità — non possono essere utilizzati né dal datore di lavoro in sede disciplinare (Cass. n. 18168/2023; Corte d’Appello Roma n. 4371/2023), né in sede giudiziaria. L’art. 160-bis del Codice Privacy stabilisce che la validità, l’efficacia e l’utilizzabilità nel procedimento giudiziario di atti, documenti e provvedimenti basati sul trattamento di dati personali non conforme a disposizioni di legge restano disciplinate dalle pertinenti disposizioni processuali. La conformità alle prescrizioni normative e alle indicazioni del Garante per la protezione dei dati personali rappresenta dunque il presupposto imprescindibile per la legittimità dei controlli e la tutela sia degli interessi aziendali sia dei diritti dei lavoratori.